Программа для размещения гостей для мини гостиницы. Обзор программы отель для автоматизации работы администратора гостиницы. Преимущества внедрения автоматизированной системы

Автоматизация управления гостиницей. Программа HOTEL.

Обучающие ролики:

Документация:

Соответствует Постановлению Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".

Программный комплекс "HOTEL" предназначен:

Программа предназначена для использования в службах размещения, бронирования, эксплуатации гостиниц, пансионатов, домов отдыха. Программа работает с базой данных MS SQL Server. На сервере и рабочих местах пользователей должна быть установлена операционная система MS Windows XP SP3 и старше. Предусмотрены конфигурации для рабочих мест Руководителя, Администратора, Бухгалтера. В состав дистрибутива входит бесплатная полнофункциональная версия MS SQL Server Express 2008 R2.

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ:

огромным количеством

Номерной Фонд

Ведение справочника типов номеров. Поддержка блоков совмещенных номеров;Управление периодом эксплуатации номера. Возможность вводить номера в эксплуатацию на дату и выводить номера из эксплуатации на дату.Ведение справочника видов размещения гостей в номерах;Блокировка и снятие номеров с продажи из-за ремонта, аренды и т.д.

Бронирование

Бронирование номеров или мест в номерах;Групповое бронирование с возможностью в одной брони указывать произвольное число гостей и различные сроки проживания, тарифы, оплату контрагента;Расчет стоимости брони по тарифам с учетом тарифных планов, автоматических и ручных скидок/наценок, пакетов услуг, плавающей цены;Возможность частичной оплаты проживания;Автоматическое начисление стоимости позднего выезда или тарифа выходного дня;Формирование счетов (требований) на оплату брони с автоматическим расчетом состава и стоимости услуг;Контроль остатка свободных номеров/мест.Контроль над оплатой брони;Отображение статуса оплаты счетов по брони (оплачено/не оплачено/частично оплачено)Поддержка перебронирования номеров и контроль над перебронированием;Регистрация в брони дополнительных услуг;Автоматическое снятие просроченной брони;Печать подтверждения бронирования;Отправка подтверждений и счетов по эл. почте в защищенном от изменений виде.

Размещение

миграционных карт

дополнительные услуги

Отчеты

Справка о наличии мест;Планируемый заезд;Планируемый выезд;Фактический заезд;Фактический выезд;Свободные номера;История проживания гостей;Краткий/детальный баланс по взаиморасчетам с контрагентами;Сводные показатели за смену.

Программный комплекс состоит из 3 основных рабочих мест (имеется возможность создания пользовательского рабочего места):

Рабочее место директора гостиницы. Основные отличия:

Управляет разрешениями на ввод новых тарифов;Получает обобщенную статистическую информацию в графическом виде;Имеет возможность бронирования мест;Имеет доступ к отчетной информации за любой период;Вход в программу по паролю.

Рабочее место администратора гостиницы

Рабочих мест может быть несколько. На этом месте реализованы все функции, но есть ограничения по доступной статистической информации. Ниже приведены несколько экранов с рабочего места администратора.

Рабочее место бухгалтера.

Рабочих мест может быть несколько. Отличается от рабочего места администратора отсутствием возможности бронирования, заселения и обслуживания проживающих. Ниже приведены несколько экранов с рабочего места.

Услуга "Бронирование на своем сайте":

Подробнее можно ознакомится на нашем сайте (www.intel-hotel.ru) по ссылке .

Имеется Однопользовательская версия программы:

Полнофункциональная программа Hotel, не имеющая возможность сетевой работы.

Отличие Программного комплекса "HOTEL" от "Гостиницы":

Интерфейс в стиле Офис 2007-2010, полноразмерные экраны и индивидуальная цветовая настройка;Возможность формирования одного счета для заселения в нескольких комнатах;Счет формируестя после заселения, счет-фактура - накопительная и формируется при выезде гостя;Полностью переработан безналичный учет с возможностью возврата;Введена ускоренная регистрация групп гостей;В каждом журнале добавлены функции фильтрации, поиска и сложного запроса;Возможность введения любого количества тарифных планов;Возможность изменения алгоритма ценообразования от типа комнаты;Поддерживаются гости, проживающие по долговременным договорам;База данных - отказоустойчивая, с применением транзакций, что гарантирует целостность данных.

Программа для отеля WinHotel Pro позволяет вести учет бронирования заявок гостей в отеле, гостинице, базе отдыха, пансионате, мотеле, санатории. Автоматизирует работу учета заездов гостей в отель. Визуальное бронирование. Бронирование номеров осуществляется в шахматке номерного фонда, где можно ввести новую заявку бронирования или отредактировать ее. В заявке на бронирование можно учитывать оплаты от клиента, которые формируют взаиморасчеты.

Программа WinHotel Pro была разработана в соответствии с потребностями заведений для временного проживания и широкий функционал охватывает все аспекты регистрации постояльцев. Использование удобной программы рекомендовано для следующих заведений: отелей, гостиниц, баз отдыха, пансионатов, мотелей, санаториев.

Программа WinHotel Pro обладает широким функционалом, который включает в себя все необходимое:

учет номерного фонда. В программе учитывается весь номерной фонд гостиницы, вне зависимости от его масштабов, что позволяет максимально быстро увидеть все необходимые данные по каждому номеру;

посуточный учет номеров, занятых гостями. Учет реализован в таблице со списком номеров и датами. Для того чтобы понять, какой номер занят, когда был заезд и когда номер освободится, достаточно одного взгляда на таблицу - в соответствии с датой на ней отображается имя, фамилия и отчество гостя, и все данные о его пребывании в номере. Кроме того, рядом с номером отражается его стоимость в рублях;

оперативный учет заявок в отеле. Форма заявок позволяет быстро рассчитывать стоимость и заполнять все необходимые данные: дату, имя клиента, номер его паспорта, гостиничный номер, который он планирует занять, питание и другие данные. В соответствии с датой и временем заезда и выезда, а также стоимостью номера, в программе автоматически рассчитывается итоговая стоимость. Кроме того, есть возможность учета скидок в процентах;

создание форм отчета. В программе WinHotel Pro формируются самые разные отчеты, включая графики заездов, отчеты о проживании, ежедневные отчеты о количестве проживающих гостей и взаиморасчеты с посетителями;

бронирование номеров. Для того чтобы отметить забронированные номера, нужно открыть номерной фонд, реализованный в виде таблицы. В этой таблице можно завести новую заявку на бронирование или отредактировать ранее созданную. Форма заявки на бронирование позволяет печатать договор, счета и путевки, приходный кассовый ордер, а также счета для оплаты услуг.

WinHotel Pro - одна из лучших программ для отеля, автоматизации работы отеля, гостиницы!

Отзывы о WinHotel Pro

Гостиница регион 24 г. Красноярск

Программа в целом хорошая. многофункциональная. Все необходимые отчёты есть. Редактор доступен, понятен. Есть микро недоработки, но разработчик идёт на встречу держим обратную связь.

Гостиничное дело - очень интересная и выгодная сфера бизнеса. Владелец может заниматься управлением самостоятельно, но организовать работу так, чтобы заведение приносило хорошую прибыль, сможет далеко не каждый. В таком случае лучше прибегнуть к услугам профессионала.

Менеджмент отеля - управление заведением, целью которого является оказание услуг по выгодной цене и получение большей прибыли.

Независимо от того, кто управляет недвижимостью, в большинстве гостиниц и отелей предпочитают пользоваться специальной программой. Она позволяет грамотно распланировать совершение всех операций в заведении и обеспечивает удобное хранение информации о клиентах.

АСУ - сочетание аппаратных (механические и электронные части устройства), программных (системы для эксплуатации компьютера) средств, а также работников предприятия для систематизации и управления различными процессами.

Система управления отелем и гостиницей - вид АСУ. Применяется для ведения текущей документации учреждения, хранения сведений о проживающих, фонде номеров и учета финансов. Помогает грамотно организовать работу заведения.

Еще такую программу называют облачной системой управления отелем (гостиницей) или PMS (property management system - система управления недвижимостью). Она также позволяет оптимизировать повседневные операции и тем самым ускорить их проведение.

Систему устанавливают на компьютер и мобильные телефоны персонала отеля. Таким образом, каждый служащий может получать необходимые сведения и указания в течение рабочего дня.

Интерфейс таким программ чаще всего простой и понятный для обычных пользователей.

Цели использования системы управления отелем:

автоматизация работы персонала;
синхронизация с системами бронирования;
ведение бухгалтерии;
оформление документов для постояльцев;
расчет различных статистических показателей: в какое время года больше гостей, какие номера чаще бронируют.

Основные требования:

ведение отчетности в соответствии с законодательством страны, в которой расположена недвижимость;
размещение постояльцев по номерам и по отдельным кроватям;
оплата при поселении или выезде.

Выбирая автоматизированную систему управления отелем, в первую очередь ориентируйтесь на специфику вашего заведения. Для больших комплексов лучше выбирать качественные программы с богатым функционалом и инструментарием. Для хостела и мини-гостиниц можно выбрать несложную систему, которая сможет удовлетворить все потребности. Такой подход позволит сэкономить средства, которых у небольшого бизнеса может просто и не быть.

Что входит?

Облачная система управления отелем имеет несколько составляющих.

1. Шахматка.

Это обязательный элемент любой программы. Практичный и простой в использовании инструмент. Представляет собой форму с данными о любой текущей брони, размещении и клиентской базе.

Оформляется в виде таблицы. Она учитывает конкретный период и сортирует данные по номерному фонду. Отлично подходит для ведения документации любого типа заведения: гостиница, хостел, отель, база отдыха.

2. Автоматическое оповещение постояльцев.

3. Формы для ведения статистики.

4. Оформление текущей документации.

5. Хранение информации о клиентах.

Эти элементы могут варьироваться в зависимости от конкретной системы.

В настоящее время существует несколько десятков систем управления отелем. Отличие иностранных программ от российских в том, что они дают наибольшую свободу действий персоналу отеля. В то время как системы, которые эксплуатируются на постсоветском пространстве, максимально ограничивают деятельность служащих.

А теперь расскажем о самых распространенных программах для управления отелем и их основных функциях.

Opera

Полное название - система управления отелем Opera Enterprise Solution. Лидер по установкам, используется в 100 странах мира. Достоинства, которые подтверждают отзывы:

универсальна, то есть может применяться в различных видах заведений гостиничного бизнеса;
настраивается в зависимости от размера и объемов активности ведения бизнеса;
соответствует самым требовательным запросам;
гарантирует достоверный и оперативный обмен данными о недвижимости в режиме реального времени;
имеет богатый функционал.

Система управления отелем Opera может работать вместе с такими программами, как:

тарификация звонков;
автоматические мини бары;
авторизация кредитных карт;
бухгалтерские программы;
система управления ресторанами.

Данная система состоит из модулей, которые при необходимости могут быть настроены и изменены в соответствии с потребностями управляющего отеля. От этого зависит и стоимость разработки. Она включает в себя:

1. Бронирование.

Система управления бронированием отеля включает в себя подтверждение, аннуляцию, листы ожидания, управление депозитами.

2. Управление номерным фондом.

Автоматическое распределение заданий для горничных. Контроль наличия свободных номеров, их оснащения, уборки и своевременности ремонта.

3. Карта гостя.

Личные данные каждого постояльца: адрес, номер телефона, предпочтения по проживанию в гостинице, посещение ресторана, бассейна и другой инфраструктуры отеля.

4. Отчеты.

Возможность индивидуальной настройки с помощью встроенного генератора. Также можно воспользоваться стандартными отчетами (более 300 форм).

5. Управление тарифами.

Установка квот, анализ и управление доходами, настройка тарифов и многое другое.

6. Служба приема, размещения.

Размещение гостей по одному и группами, с бронированием и без него. Ведение служебных заметок и управление гостевыми сообщениями.

Система управления отелем Opera PMS затрагивает большинство деловых процессов заведения, осуществляет взаимодействие с различными интерфейсами: телефоны, телевидение, электронные замки, планшеты.

Fidelio

Система управления отелем Fidelio - продукт немецкого производства. Все заведения с этой разработкой автоматически вносятся в глобальные электронные списки бронирования.

В России Fidelio представляет компания Hotel and Restaurant systems (HRS). Она занимается реализацией и настройкой продуктов данной фирмы, помогает клиентам в освоении системы, оказывает техническую поддержку и проводит периодическое обновление.

Система управления гостиницей Fidelio не требует особых аппаратных характеристик компьютера и тоже очень популярна.

Особенности:

цена зависит от количества номеров и от набора модулей, который вы выберите;
в стоимость входит установка, настройка, обучение клиентов, поддержка при неполадках;
не всегда хорошо взаимодействует со струйными и лазерными принтерами.

Fidelio производит:

Начисление средств за проживание.
Бронирование и заселение.
Выставление счетов для клиентов.
Получение статистических отчетов.
Объединение данных о неоплаченных счетах постояльцев с различных точек продаж.

Эта программа содержит много модулей, один из самых важных - модуль кассира. Он ответственен за:

ведение главной кассы;
переселение постояльцев;
операции обменного пункта;
промежуточные счета;
прием оплат;
исправление брони;
начисления вручную.

Судя по отзывам, большим плюсом этой системы является возможность взаимодействия с другими внешними устройствами и системами.

"Либра" (Hospitality Management System (HMS)

Компания "Либра" занимается разработкой программ для с 1998 года.

Система управления отелем "Либра Logus HMS" имеет более 500 внедрений по всему миру. Она отличается от других программ, так как представляет собой приложение, которое устанавливается на сервер отеля. У такой системы есть преимущества перед обычным облаком:

может выполнять работу в автономном режиме (то есть без доступа к интернету и независимо от его скорости);
более скоростная обработка данных;
легко взаимодействует с любой удаленной системой;
прекрасно подходит для продажи как комнат, так и койкомест в отеле;
весь функционал направлен на управление продажами для получения прибыли;
прогнозирование начисления и оказания услуг;
детализация всех транзакций;
интерфейсы интегрированы в систему CRM (это программное обеспечение, предназначенное для работы с клиентами), что обеспечивает эффективную организацию рабочего процесса;
простота навигации;
гибкость тарифов;
универсальность;
возможность разделения счетов постояльцев, даже если они проживают в одном номере и имеют разные пакеты услуг (особенно это актуально для санаториев и домов отдыха, где предусмотрены лечебные процедуры).

Это удобная программа, адаптированная для российского гостиничного бизнеса. Может применяться во всех видах заведений.

Позволяет значительно ускорить выполнение многих повседневных задач, автоматизируя их. К примеру:

Импорт и экспорт информации из бухгалтерской программы.
Внесение сведений паспортных данных гостей при помощи сканирования.

Также система управления "Либра" имеет компонент для оказания услуг на более высоком уровне и увеличения продаж.

Фирма разработала специальный модуль поощрения гостей, в котором можно настроить любую программу лояльности.

Стандартный пакет включает 4 приложения:

Инженерная служба.
Работа горничных.
Приложение для хостес (контроль доступа постояльцев в пункты питания).
Консоль для руководителя.

Судя по отзывам, в целом хороший вариант для заведения любого размера. Другой вопрос, что для небольшого хостела или отеля может выйти дороговато.

"Эдельвейс"

Это программа разработана в России и находится на рынке года. Насчитывает более 400 установок за все время обслуживания.

Основные характеристики системы управления отелем "Эдельвейс":

Проста в освоении и удобна в эксплуатации.
Богатый набор готовых интерфейсов.
Импортирует данные в бухгалтерию и УФМС.
Сокращает время обслуживания клиентов.
Предусматривает возможность использования дисконтных карт и бонусов в работе с посетителями.
Гарантирует контроль продажи номерного фонда через интернет.
Организует единое платежное пространство (при разных способах оплаты).
Ведет учет аренды конференц-зала, организации мероприятий и других услуг гостиницы.

По отзывам, система управления отелем "Эдельвейс" обладает мощной и интуитивно понятной шахматкой с четкой визуализацией и дополнительным контролем ранних выездов и поздних заездов.

OtelMS

Профессиональная программа управления отелем. Как и другие системы, в первую очередь направлена на автоматизацию всех бизнес-процессов в отеле или гостинице с целью оптимизации всей деятельности и, соответственно, большего получения прибыли.

Состоит из 3 модулей:

Выполняет следующие функции:

хранение историй клиентов;
бронирование;
управление тарифами;
составление документации;
портье;
организация работы с номерным фондом.

2. Модуль бронирования.

без комиссии;
простая установка;
работа на любом устройстве;
постоянное обновление.

3. Channel manager OtelMS.

Поможет эффективно организовать работу по бронированию на сайтах и через туристические агентства. Гарантирует:

Увеличение продаж на 20 % в течение полугода.
Все свободные номера всегда в продаже.
Оперативность и легкость в работе.
Синхронизация с ведущими каналами продаж.

Эта система управления имеет свои плюсы:

уменьшает себестоимость предоставления услуг (так как они становятся автоматизированными);
гибкий инструментарий для составления отчетности;
полноценное формирование базы постояльцев;
обновление и поддержка системы входят в стоимость;
модуль бронирования подойдет для любого сайта.

Главным разделом системы Lite PMS является Календарь или ещё его называют Шахматка. На шахматке представлен список ваших категорий/номеров/спальных мест с разбивкой по датам календаря на 30 дней. Брони на шахматке отображаются в виде полосок разного цвета, соответствующего статусу брони. На полоске выводится ФИО клиента. При наведении на полоску бронирования открывается окно с краткой информацией по брони, прямо в этом окне вы можете изменить статус брони или открыть подробную информацио о клиенте. При нажатии на полоску бронирования вы перейдете на страницу редактирования брони или на страницу с расширенной информацией о брони, если у вас стоит ограничение доступа на изменение брони.

Навигация по шахматке осуществляется путем выбора начальной даты календаря или перехода на 7 или 30 дней вперед или назад. Для перехода на текущую дату нажмите кнопку сегодня .

По-умолчанию период отображения Календаря установлен на 30 дней, вы можете изменить это значение, выбрав 14, 7 дней или почасовое отображение броней.

Если у вас созданы категории, можно свернуть номера внутри категории, нажав на рядом с её названием и развернуть, нажав на . Состояние свернутых категорий будет сохранено при будущем посещении.

Текущая дата на шахматке выделяется вертикальной голубой линией, проходящей через список всех номеров.

Над шахматкой в правой части окна, расположен информационный блок со статистикой по объекту размещений на сегодняшний день.

Список броней

В разделе Список броней все ваши брони в том числе отмененные отображаются в виде таблицы. По умолчанию выводятся брони совершенные в текущем месяце. В фильтре вы можете выбрать для отображения список заездов, выездов или проживаний в определенный промежуток. Кроме этого можно выбрать определенный номер, статус брони, найти брони по номеру или ФИО, телефону или email клиента.

Предусмотрена печать и экспорт в Excel сформированного списка броней.

Есть возможность сортировки списка броней по любому столбцу таблицы, для этого нажмите на заголовок столбца, по умолчанию список отсортирован по дате бронирования по убыванию.

Вы можете изменить статус брони не открывая страницы редактирования брони, для этого нажмите на название статуса в соответствующей ячейке.

В столбце Операции вы можете совершить 3 операции: открыть подробную карточку брони, перейти к редактированию брони и удалить бронь без возможности восстановления.